تحدد هذه الإرشادات موقف المفوَّضين الذين تُرشِّحهم الاتحادات الوطنية (يُشار إليها فيما بعد بـ“الجهات الأعضاء في FIP”)، وحقوقهم وواجباتهم. وتركِّز على المشكلات التي قد يواجهها المفوَّضون في معارض FIP، وتقدِّم إرشادات حول كيفية التعامل معها بسلاسة وكفاءة.
وتُحدَّد مهام المفوَّض وحقوقه وواجباته في اللوائح العامة لـFIP للمعارض “GREX”، في القسم الرابع “المفوَّضون”، المواد من 21 إلى 29. ويُشار في هذه الإرشادات إلى المفوَّضين الوطنيين بـ“المفوَّضين”.
قد تختلف بعض تفاصيل واجبات المفوَّض من معرض لآخر، لكن القواعد الأساسية لا تتغير.
وفي هذه الإرشادات، اتخذت FIP خطوات لتحديد هذه المهمة بشكل أشمل، تقديرًا للخدمات المهمة التي يقدِّمها المفوَّضون، ولتوضيح لمنظِّمي المعارض أنه من دون خدمات المفوَّضين لا يمكن إقامة أي معرض، فهم من يجلبون العروض الجذابة من أنحاء العالم إلى المعرض.
وتغطي المواد التالية:
الموقف والتعيين والتأهيل
المفوَّض الثاني واستبدال المفوَّض
عمل المفوَّضين
مسؤوليات إدارة المعرض
الترتيبات الشخصية
الامتيازات والحقوق
مخالفة مسؤوليات المفوَّض
INTRODUCTION These Guidelines set out the position, rights and duties of Commissioners nominated by the National Federations (hereafter described as FIP Members). They focus on the problems that may be faced by Commissioners at FIP exhibitions and provide guidance on how to handle them smoothly and efficiently. The functions, rights and duties of the Commissioner are specified in the General Regulations of the FIP for Exhibitions (GREX) in Section IV “Commissioners”, Article 21 to 29. In these Guidelines National Commissioners are referred to as “Commissioners”. Some details of the Commissioner’s duties may vary from exhibition to exhibition, but the basic rules do not change. In these Guidelines FIP has taken steps to define the job more comprehensively in recognition of the important services provided by Commissioners and to explain to the Exhibition Organizers that without the services of the Commissioners, no exhibitions can be held. It is they who bring the attractive exhibits from all over the world to the exhibition. The following articles cover: Position, Appointment and Qualification Second Commissioner and Replacement of Commissioner Commissioners’ work Responsibilities of the Exhibition Management Personal arrangements Privileges and Rights Breach of Commissioner’s Responsibilities
الفصل الأولالمفوَّض
Chapter Ithe Commissioner
1. الموقف
1. Position
1.1 يُعيَّن المفوَّض من قِبل الاتحاد الوطني (يُشار إليه فيما بعد بـ“الجهة العضو في FIP”) ليكون الوسيط بين إدارة معارض FIP الدولية العامة والمتخصصة نيابة عن عارضي هذا البلد.
1.1 A Commissioner is appointed by the National Federation (hereafter described as FIP Member) to function as the intermediary between the Exhibition Management of FIP General World and Specialized World Exhibitions on behalf of the exhibitors from this country.
1.2 يعمل المفوَّض وفق القواعد المحددة في اللوائح العامة “GREX”.
1.2 A Commissioner operates under the rules specified in the GREX.
2. التعيين
2. Appointment
2.1 يُعيَّن المفوَّضون لغرض الترويج لجميع المعارض الممنوحة رعاية أو اعتراف FIP ودعمها، ورعاية مصالح العارضين ومساعدتهم.
2.1 Commissioners will be appointed for the purpose of promoting and supporting all exhibitions granted FIP Patronage or Recognition to take care of the interests of the Exhibitors and to help them.
2.2 عندما تنظِّم جهة عضو في FIP معرضًا دوليًا برعاية FIP أو باعترافها، تُعيِّن كل جهة عضو مفوَّضًا واحدًا وفقًا للمادة 21.1 من اللوائح العامة.
2.2 When a FIP Member organizes a World or International Exhibition under the patronage of FIP, one Commissioner is appointed by each FIP Member according to GREX Article 21.1.
2.3 تطلب إدارة المعرض من الجهات الأعضاء في FIP تعيين مفوَّض قبل نشر أول نشرة دعائية للمعرض.
2.3 The Exhibition Management will request FIP Members to appoint a Commissioner prior to the publication of the first publicity brochure for the exhibition.
2.3.1 يجوز لإدارة المعرض أن تطلب تعيين شخص معين كمفوَّض، لكن الترشيح يبقى بالكامل تحت تقدير الجهة العضو.
2.3.1 The Exhibition Management may request an individual be appointed as Commissioner, but the nomination is at the sole discretion of the FIP Member.
2.3.2 يُطلَب من المفوَّض حمل العروض إلى المعرض أو ترتيب إرسالها، والاعتناء بها في كل الأوقات، وإعادتها بأمان إلى أصحابها مع أي جوائز فازت بها.
2.3.2 The Commissioner will be required to carry exhibits to the exhibition or arrange their dispatch, look after them at all times and return them safely to the owners with any awards won by them.
2.4 يحق لكل جهة عضو في FIP أن تُسند مهام المفوَّض إلى مفوَّض بلد آخر، بموافقة الجهة العضو في ذلك البلد وبالتنسيق معها. (المادة 21.3 من اللوائح العامة)
2.4 Every FIP Member has the right to entrust the Commissioner’s duties to the Commissioner of another country, subject to the approval of and in co-ordination with the FIP Member of that country. (GREX Article 21.3)
2.4.1 يُفسَّر عدم تعيين مفوَّض في الوقت المناسب على أنه نية من الجهة العضو بعدم تعيين مفوَّض لذلك المعرض. وإذا لم يُعيَّن مفوَّض، ينبغي أن يقوم الاتحاد الوطني بدور المفوَّض (انظر: المادة 21.4 من اللوائح العامة).
2.4.1 Failure to appoint a Commissioner in due time will be interpreted as the intention of the FIP Member not to appoint a Commissioner for the exhibition in question. If no Commissioner is appointed, then the National Federation should act as Commissioner (see GREX Article 21.4.).
2.5 لا يجوز تعيين مفوَّضين إلا ممثلين لجهات أعضاء في FIP، باستثناء ما هو منصوص عليه في المادة 2.6.
2.5 Only Commissioners representing FIP Members may be appointed other than as provided in
2.6 يجوز أن تُعيِّن جهات ليست أعضاء في FIP مفوَّضين لمعارض FIP، عندما يكون الاتحاد الوطني منتسبًا إلى اتحاد قاري ويُقام المعرض في تلك القارة.
2.6 2.6 Commissioners may be appointed by non-FIP Members to FIP Exhibitions, when the National Federation is affiliated to a Continental Federation if the Exhibition is held in that Continent.
2.7 يجب تقديم قائمة المفوَّضين المقترَحين إلى مستشار FIP للموافقة عليها قبل نشرها. ويجوز لمجلس إدارة FIP رفض ترشيح أي مفوَّض.
2.7 The list of proposed Commissioners must be submitted to the FIP Consultant for approval prior to any publication thereof. The FIP Board may reject the nomination of a Commissioner.
3. التأهيل
3. Qualification
3.1 أساسي
يجب أن يكون المفوَّض أو يمتلك:
3.1 Essential
The Commissioner must have or be:
3.1.1 هاويًا لجمع الطوابع.
3.1.1 A philatelist
3.1.2 قد حضر معرضًا واحدًا على الأقل من معارض FIP في الخارج كعارض أو حكم، أو عمل كمفوَّض في معرض نظَّمه اتحاد قاري.
3.1.2 Attended at least one overseas FIP Exhibition as an exhibitor or juror or have served as a Commissioner at an exhibition organized by a Continental Federation.
3.1.3 مُلمًّا بالنظام الأساسي لـFIP، واللوائح العامة “GREX”، ولوائح التقييم “GREV”، واللوائح الخاصة “SREVs”، والإرشادات.
3.1.3 Conversant with FIP Statutes, GREX, GREV’s and SREVs and Guidelines.
3.1.4 طلاقة معقولة في إحدى لغات FIP، ويُفضَّل الإنجليزية، لأنها اللغة المعتادة المستخدَمة في مجتمع هواة جمع الطوابع.
3.1.4 Reasonably fluent in one of FIP languages, preferably English, because it is the normal language used by the philatelic community.
3.1.5 والأهم من ذلك كله، ينبغي أن يحظى المفوَّض باحترام العارضين وثقتهم في التعامل مع عروضهم.
3.1.5 Most important of all, the Commissioner should command the respect and confidence of the exhibitors in handling their exhibits.
3.2 مُستحسَن
يجب أن يكون المفوَّض أو يمتلك:
3.2 Desirable. The Commissioner must have or be:
3.2.1 القدرة والاستعداد للتواصل الفوري مع إدارة المعرض.
3.2.1 Able and willing to communicate promptly with the Exhibition Management.
3.2.2 اعتدال المزاج والاستعداد لحل المشكلات.
3.2.2 Even tempered and ready to solve problems.
3.2.3 الاستعداد للسفر وتخصيص الوقت ونقل العروض إلى المعرض.
3.2.3 Willing to travel, devote time and convey the exhibits to the exhibition.
3.2.4 لياقة بدنية جيدة.
3.2.4 Physically fit.
3.2.5 القدرة على تخصيص الوقت لحضور المعرض طوال مدته الكاملة.
3.2.5 Able to spare time to attend the exhibition for the entire duration.
3.2.6 الاستعداد لتحمُّل نفقات من جيبه الخاص إذا لم تسددها الجهة العضو.
3.2.6 Prepared to incur out of pocket expenses if these are not reimbursed by the FIP Member.
3.2.7 الإقامة في مكان يسهل الوصول إليه عبر الرحلات الجوية الدولية، ويتوفر فيه مكان آمن للتخزين المؤقت للعروض.
3.2.7 Live in a place easily accessible to overseas flights and with facilities for temporary storage of exhibits in a secure location.
4. المفوَّض الثاني واستبدال المفوَّضين
4. Second Commissioner and Replacement of Commissioners
4.1 المفوَّض الثاني
4.1 Second Commissioner
4.1.1 يجوز للجهة العضو في FIP التي يحمل مفوَّضها أكثر من 150 إطارًا من العروض التنافسية، باستثناء الأدب الفلاتيلي، أن تطلب تعيين مفوَّض ثانٍ يحصل على الامتيازات نفسها التي يحصل عليها المفوَّض الرئيسي (المادة 21.2 من اللوائح العامة).
4.1.1 An FIP Member whose Commissioner is hand-carrying more than 150 frames of competitive exhibits, not including literature, may request a second Commissioner who will receive the same privileges as the principal Commissioner. (GREX article 21.2.)
4.2 استبدال المفوَّضين المعيَّنين
4.2 Replacement of appointed Commissioners
4.2.1 إذا تعذَّر على المفوَّض الاستمرار لأي سبب، يجب أن يُبلِغ اتحاده وإدارة المعرض فورًا، حتى يُعيَّن مفوَّض جديد أو تُتَّخذ ترتيبات بديلة لحضور العروض المقبولة في المعرض.
4.2.1 If for any reason the Commissioner is unable to continue, he must inform his Federation and the Exhibition Management immediately, so that either a new Commissioner is appointed or alternative arrangements are made for the accepted exhibits to be present at the exhibition.
4.2.2 يحصل المفوَّض البديل على جميع الامتيازات والواجبات الموصوفة في هذه الإرشادات كما مُنحت للمعيَّن الأصلي.
4.2.2 A replacement Commissioner shall have all the privileges and duties as described in these Guidelines as granted to the original appointee.
5. نشر قوائم المفوَّضين
5. Publication of the Lists of Commissioners
5.1 تنشر إدارة المعرض قائمة المفوَّضين في النشرات وفهرس المعرض و/أو الكتيبات ذات الصلة.
5.1 The List of Commissioners shall be published by the Exhibition Management in bulletins, the exhibition catalogue and / or in relevant brochures.
5.2 يجب أن تتضمن هذه القائمة الاسم، والعنوان البريدي، ورقم التواصل، والبريد الإلكتروني، وصورة. وإذا قام الاتحاد الوطني بدور المفوَّض، يُرشَّح أحد أعضاء أمانة الاتحاد كنقطة تواصل.
5.2 This listing shall contain the name, postal address, contact number, E-mail address and a photograph. If the Member Federation acts as Commissioner, a member of the Federation secretariat should be nominated as the contact point.
الفصل الثانيعمل المفوَّض
Chapter IICommissioner’s Work
6. واجبات المفوَّض قبل افتتاح المعرض
6. Duties of a Commissioner prior to the opening of the exhibition
6.1 يجب على المفوَّض:
6.1 The Commissioner must:
6.1.1 قبول أو رفض دعوة العمل كمفوَّض فورًا.
6.1.1 Promptly accept or decline the invitation to serve as Commissioner.
6.1.2 تقديم بيانات التواصل وعنوان لاستلام جميع المواد الدعائية، بما فيها النشرات ونماذج المشاركة والمنشورات الأخرى.
6.1.2 Provide contact details and an address for reception of all publicity material including Bulletins, entry forms and other publications.
6.1.3 خلق أقصى قدر من الاهتمام بين العارضين المحتملين، عبر الترويج للمعرض على أوسع نطاق ممكن.
6.1.3 Create maximum interest among prospective exhibitors by publicizing the exhibition as widely as possible.
6.1.4 الحصول على أحدث نسخة من النظام الأساسي لـFIP، واللوائح العامة “GREX”، واللوائح الخاصة “SREVs”، والإرشادات الصادرة عن FIP.
6.1.4 Procure latest version of FIP Statutes, GREX, SREVs and Guidelines issued by FIP.
6.1.5 عند استلام النشرات، دراسة اللوائح الفردية للمعرض “IREX” بعناية، وملاحظة حجم الإطارات، وعدد الصفحات لكل إطار، ورسوم الإطارات، والموعد النهائي لإرسال نماذج المشاركة المبدئية، وأي لوائح خاصة أخرى.
6.1.5 On receipt of bulletins, carefully study the Individual Regulations (IREX) and note particularly size of frames, number of pages per frame, frame charges and final date of sending provisional Entry Forms and any other special regulations.
6.1.6 مراجعة الفهارس الوطنية والدولية الحديثة لتحديد المشاركين المحتملين؛ وتُعد كتيبات قوائم الجوائز السابقة أو نتائجها الرقمية المتوفرة عبر الإنترنت مصادر ممتازة لذلك.
6.1.6 Check recent national and international catalogues for potential participants; past Palmares booklets or digital online results are excellent sources for this.
6.1.7 نسخ نماذج المشاركة إذا كانت الكمية غير كافية.
6.1.7 Make photocopies if short of entry forms,
6.1.8 التواصل مع المشاركين المحتملين، بتزويدهم بمجموعة من نماذج المشاركة والمواد الأخرى، مع لفت الانتباه إلى المعرض والموعد النهائي للمشاركة. والتواصل بشكل خاص مع العارضين الذين تأهَّلوا حديثًا في معرضهم الوطني.
6.1.8 Contact prospective participants by providing a set of entry forms and other material drawing attention to the exhibition, including the deadline for entries. In particular, contact exhibitors who have recently qualified at their national exhibition.
6.1.9 التواصل الشخصي مع الهواة كلما أمكن ذلك.
6.1.9 Make a personal approach to collectors whenever possible.
6.1.10 مع اشتراط أن تكون نسبة 20% من العارضين في المعرض جددًا، ينبغي تشجيع العارضين الجدد المؤهَّلين على المشاركة.
6.1.10 With the requirement of 20 % new exhibits at exhibitions, qualified new exhibitors should be encouraged to enter.
6.1.11 إبلاغ إدارة المعرض مسبقًا إذا كان يُتوقَّع تقديم أكثر من 25 طلب مشاركة من عارضي الجهة العضو.
6.1.11 Advise the Exhibition Management in advance if more than 25 applications are expected from the FIP Member’s exhibitors.
6.1.12 إبلاغ الخطوط الجوية الوطنية أو السفارة أو القنصلية في البلد المضيف بأن عارضين من الجهة العضو قد يشاركون في المعرض. والحصول على معلومات عن متطلبات التأشيرة والصحة والجمارك.
6.1.12 Advise the National airline, Embassy or Consulate of host country that exhibitors from the FIP Member may be participating in the exhibition. Obtain information about Visa, health and customs requirements.
6.1.13 العمل بصفته المراسل الوحيد مع إدارة المعرض بوصفه وكيلًا عن العارضين.
6.1.13 Act as sole correspondent with Exhibition Management as agent of the exhibitors.
7. الدعاية
7. Publicity
7.1 يجب على المفوَّض:
7.1 The Commissioner must:
7.1.1 الترويج للمعرض على أوسع نطاق ممكن في المجلات والصحف الفلاتيلية وغيرها، مع بيان كامل التفاصيل بما في ذلك الاسم والمكان والتاريخ ونوع المعرض، وعدد الإطارات، ورسوم الإطارات، وعنوان التواصل مع المفوَّض.
7.1.1 Publicize the exhibition as widely as possible in philatelic magazines, newspapers etc. giving full details including name, place, date and type of the exhibition, number of frames, frame charges and the Commissioner’s contact address.
7.1.2 إصدار بيانات صحفية إضافية لتحديث المعلومات عن المعرض.
7.1.2 Issue further press releases to update information about the exhibition.
8. معالجة الطلبات
8. Processing of the Application
8.1 الفئات التنافسية
عند استلام نماذج المشاركة، ينبغي توضيح أي نقص فورًا؛ والتحقق من أن الطلبات مكتملة بأحرف كبيرة واضحة. ويجب أن يتحقق المفوَّض من جميع المعلومات المطلوبة من العارضين وعن العروض، كما هو مبيَّن أدناه:
8.1 Competition classes
On receipt of application forms, clarify any shortcoming immediately; check that applications are completed in clear capital letters. The Commissioner must verify all the information required from exhibitors and about the exhibits, as indicated below:
8.1.1 هل العارض عضو في الاتحاد الوطني؟
8.1.1 Is the exhibitor a member of the National Federation?
8.1.2 لا يجوز قبول طلبات من عارضين تابعين لجهات أعضاء أخرى في FIP، ما لم يكن المفوَّض قد عُيِّن لتمثيل تلك الجهة العضو.
8.1.2 No applications shall be accepted from exhibitors from other FIP Members unless the Commissioner has been appointed to represent that FIP Member.
8.1.3 إذا كان الطلب من عارض منتسب إلى عضو منتسب في FIP، يجب التأكد من أن العارض عضو في الاتحاد الوطني المناسب (المادة 48.2 من النظام الأساسي).
8.1.3 If the application is from an exhibitor affiliated to an Associate Member, ensure that the exhibitor is a member of the appropriate National Federation (Statutes Article 48.2).
8.1.4 يجوز للعارض استخدام اسم مستعار، لكن يجب إبلاغ إدارة المعرض ولجنة التحكيم بهوية المالك الحقيقي. ويجب التحقق من تقديم هذه التفاصيل.
8.1.4 A Pseudonym may be used by an exhibitor however the Exhibition Management and the jury must be informed of the actual owner. Check that these details have been provided.
8.1.5 يجب أن يكون جزء كبير من العرض مملوكًا للعارض منذ أكثر من عامين. ويُعامَل تغيير الملكية، حتى من زوج إلى زوجته والعكس، على أنه عرض جديد يجب أن يُعاد تأهيله.
8.1.5 A substantial portion of the exhibit has been owned for more than two years by the exhibitor. Change of ownership even from husband to wife and vice versa will be treated as a new exhibit and has to re-qualify.
8.1.6 وفقًا للمادة 10.2 من اللوائح العامة، يجب أن يكون العرض الجديد (لا العارض) قد حصل على 75 نقطة على الأقل أو ميدالية فضية مذهبة في معرض وطني خلال السنوات الخمس الأخيرة. وبمجرد أن يُعرَض عرض في معرض دولي ويفوز بجائزة، لا يلزم إعادة تأهيله ما لم يُعرَض خلال السنوات العشر السابقة. أما عروض فئة الشباب، فالتأهيل هو 70 نقطة وطنية أو ميدالية فضية كبيرة للفئة العمرية A (من 10 إلى 15 عامًا)، و75 نقطة وطنية أو ميدالية فضية مذهبة للفئتين العمريتين B (من 16 إلى 18 عامًا) وC (من 19 إلى 21 عامًا). (المادة 10.4 من اللوائح العامة).
وفي فئة الأدب الفلاتيلي، يجب أن تكون الكتب قد نُشرت خلال السنوات الخمس السابقة، وسائر المشاركات الأخرى خلال العامين السابقين، ولا يلزم أي جائزة سابقة (المادة 10.3 من اللوائح العامة).
8.1.6 According to GREX Article 10.2 a new exhibit (not the exhibitor) must have received a minimum of 75 points or a Vermeil medal at a National Exhibition within the last 5 years. Once an exhibit has been exhibited in an International Exhibition and won an award, it is not necessary to re-qualify unless it has not been exhibited during the preceding ten years. For exhibits in the Youth class the qualification is a national 70 points or a Large Silver medal in Age Group A (10 to 15 years) and a national 75 points or a Vermeil medal in Age Groups B (16 to 18 years) and C (19 to 21 years). (GREX Article 10.4). In the Literature Class, books must have been published within the preceding five years and all other entries within the preceding two years, no previous award is necessary. (GREX Art. 10.3)
8.1.7 إذا لم يُعرَض العرض في معرض وطني ولم يحصل على التأهيل، فهو غير مؤهَّل للمشاركة في معرض دولي، إلا إذا لم يُقِم البلد معرضًا وطنيًا خلال السنوات الخمس السابقة. وفي هذه الحالة، يجب أن يقدِّم الاتحاد الوطني شهادة تفيد بأن العرض بمستوى فضية مذهبة أو ما يعادله (المادة 10.6 من اللوائح العامة).
8.1.7 If an exhibit has not been exhibited in a National Exhibition and obtained qualification, it is ineligible to participate in an International Exhibition, except when the country has not held a National Exhibition during the previous five years. In such case the National Federation must provide a certificate stating that the exhibit is of Vermeil or equivalent standard. (GREX Article 10.6)
8.1.8 إذا حصل العرض على ميدالية فضية مذهبة (75 نقطة) في بلد جهة عضو أخرى في FIP، يجب أن يقدِّم الاتحاد الوطني شهادة تقبل هذا التأهيل، وأن تُرفَق بالطلب (المادة 10.5 من اللوائح العامة).
8.1.8 If the Vermeil medal (75 points) has been attained in another FIP Member country, then the National Federation must provide a certificate accepting such qualification and this must be attached to the application (Art. 10.5 GREX).
8.1.9 لا يجوز تقديم أكثر من مشاركتين لكل عارض، أو أربع مشاركات لكل أسرة، في أي معرض. ومع ذلك، يُرجَّح تقليص هذه الطلبات إذا زاد الإقبال على المعرض عن الطاقة الاستيعابية. ولا ينطبق هذا على عروض فئة البطولة أو الأدب الفلاتيلي، حيث لا توجد قيود.
8.1.9 No more than 2 entries per exhibitor, or four per family, may be submitted for any exhibition. However, such applications are likely to be cut down if the Exhibition is oversubscribed. This does not apply to exhibits in the Championship or Literature Classes where no restrictions apply.
8.1.10 التحقق من استيفاء جميع خانات نماذج المشاركة بشكل صحيح، بما في ذلك رقم العارض في FIP (إن وُجد). وينبغي توخي عناية خاصة في التحقق من الجوائز السابقة التي فاز بها العرض. ويكفي أن يذكر العارضون رقمهم كعارضين في FIP وأحدث جوائزهم الوطنية المؤهِّلة وجوائزهم الدولية المعترَف بها من FIP. وقد يؤدي أي معلومات كاذبة إلى استبعاد العارض. ويجب على المفوَّضين توخي الحذر في التمييز بين المعارض الدولية ومعارض FIP، فلا يُذكَر كمعرض دولي مؤهِّل إلا معارض FIP، أما البقية فيمكن ذكرها كمعارض وطنية مؤهِّلة رهنًا بالمادة 8.1.7 أعلاه.
8.1.10 Check that all columns in the application forms are correctly filled in including the exhibitor’s FIP number (if any). Special care should be taken to authenticate previous awards won by the exhibit. Exhibitors need only quote their FIP Exhibitor number and their qualifying national and most recent FIP recognized international awards. Any false information may lead to disqualification of the exhibitor. Commissioners must take care in differentiating between International and FIP Exhibitions, only the latter should be quoted as qualifying international exhibitions, the others may be quoted as qualifying national exhibitions subject to article 8.1.7 above.
8.1.11 التأكد من إرفاق مسودة صفحة العنوان التمهيدية. ويمكن إرفاق صفحة ملخص إذا رغب العارض في ذلك.
8.1.11 Ensure that a draft introductory / title page is attached. A synopsis page can be attached if so desired by the Exhibitor.
8.1.12 التحقق من عدد الإطارات المطلوبة وأن العارض مؤهَّل لذلك العدد، وكذلك من مطابقتها لعدد الإطارات المخصصة لتلك الفئة.
8.1.12 Check the number of frames requested and that the exhibitor is qualified for that number, furthermore whether they correspond to the number of frames to be allotted for the class.
8.1.13 التحقق من حجم الإطار وعدد الصفحات التي يمكن استيعابها في كل إطار وفقًا لحجم الصفحات. ويجب الإشارة بوضوح إلى أي صفحات ذات حجم غير معتاد في العرض.
8.1.13 Check the frame size and number of pages that can be accommodated in each frame in relation to the size of pages. Special mention of odd size pages in an exhibit must be identified.
8.1.14 التحقق من استيفاء شروط السن لعروض فئة الشباب.
8.1.14 Check that the age requirements for Youth exhibits have been met.
8.1.15 التحقق من استيفاء شروط النشر لفئة الأدب الفلاتيلي.
8.1.15 Check that the publication requirements for the Literature class have been met.
8.1.16 مراجعة طلبات العارضين الجدد بعناية، ومساعدتهم في حال وجود أي أخطاء في الطلب.
8.1.16 Carefully check applications from first time exhibitors and provide them with assistance should there be any mistakes in the application.
8.1.17 تذكير العارضين بضرورة إرفاق الشهادات الأصلية مع عروضهم، والإشارة إلى العنصر الذي يحمل شهادة.
8.1.17 Remind exhibitors that they should include originals of certificates with their exhibits and indicate against the item that it has a certificate.
8.2 فئة بطولة FIP
يجب أن يقرأ المفوَّض بعناية المادة 9 من اللوائح العامة بشأن أهلية المشاركة في فئة البطولة، وأن يلاحظ بشكل خاص:
8.2 FIP Championship Class
The Commissioner must read carefully Article 9 of GREX concerning eligibility for participation in the Championship Class and should especially note:
8.2.1 شرط المشاركة في هذه الفئة هو الحصول على ثلاث ميداليات الذهبية الكبرى في ثلاث سنوات منفصلة.
8.2.1 The qualification for entry in this Class is three Large Gold Medals in three separate years.
8.2.2 يحق للعارض العرض في أي خمس سنوات تقويمية من اختياره ضمن مدة عشر سنوات بعد بلوغ الأهلية. ويدخل العرض المؤهَّل فئة البطولة في 1 يناير من السنة التالية لبلوغ الأهلية. وبمجرد أن يصبح العرض مؤهَّلًا لفئة بطولة FIP، إذا رغب العارض في الاستمرار بعرضه في الفئة التنافسية، يُسمح له بذلك خلال 36 شهرًا من تاريخ بلوغ الأهلية للمشاركة في فئة البطولة. وبعد ذلك، لا يجوز عرضه في أي فئة تنافسية أخرى في معارض FIP. وبمجرد تقديم العرض في فئة بطولة FIP، لا يعود مؤهَّلًا للمنافسة في الفئة التنافسية (المادة 9.4 من اللوائح العامة).
8.2.2 The exhibitor is eligible to show for any five calendar years of his choice within the span of ten years after it becomes eligible. A qualified exhibit enters the Championship Class on January 1st in the year following eligibility. Once an exhibit is eligible for the FIP Championship Class, should the exhibitor wish to continue to show the exhibit in the Competitive class, the exhibit would then be allowed to show in competitive class within a span of 36 months from the date of eligibility to participate in FIP Championship class. After which it may not be exhibited in any other Competitive Class at FIP Exhibitions. Once the exhibit is shown in the FIP Championship Class, it can no longer be eligible to compete in the Competitive class. (Grex 9.4).
8.2.3 يجوز للعارض المشاركة في جميع المعارض في سنة واحدة، لكن يُعامَل ذلك على أنه سنة تقويمية واحدة.
8.2.3 An exhibitor can show in all the exhibitions in any one year but this will still be treated as one calendar year.
8.3 عام
يجب أن تمر جميع الطلبات في أي فئة والمراسلات عبر المفوَّض. ويجب إبلاغ العارضين بأن هذا هو المسار الوحيد، وأن أي تواصل مباشر مع إدارة المعرض سيُحال إلى المفوَّض.
8.3 General
All applications for any class and correspondence must be routed through the Commissioner. Exhibitors shall be advised that this is the only route and that direct communication with the Exhibition Management will be referred back to the Commissioner.
9. قبول الطلب
9. Acceptance of Application
9.1 تُرسِل إدارة المعرض إلى المفوَّض قائمة بجميع العروض المقبولة، مع بيان عدد الإطارات المخصصة لكل منها. وفي الوقت نفسه، تُرسِل إدارة المعرض قائمة بالعروض المرفوضة (وأي عروض على قائمة الاحتياط).
9.1 A list of all accepted exhibits will be sent by the Exhibition Management to the Commissioner indicating the number of frames allotted to each. At the same time the Exhibition Management will send a list of rejected exhibits (and any on a reserve list).
9.2 يجوز للمفوَّض طلب إعادة النظر في العروض المرفوضة.
9.2 The Commissioner may request reconsideration of rejected exhibits.
9.3 عدد الإطارات
9.3 Number of frames
9.3.1 إذا خُصِّص لعرض عدد إطارات أقل مما يستحقه وتقدَّم بطلب من أجله، يجب على المفوَّض إبلاغ إدارة المعرض بذلك لطلب توضيح.
9.3.1 If an exhibit has been allotted a lower number of frames than that to which it is entitled and for which an application has been made, the Commissioner shall bring this to the attention of the Exhibition Management for explanation.
9.3.2 يجب أن تُعرَض العروض المؤهَّلة لثمانية إطارات في ثمانية إطارات في المعرض التالي مباشرة. ولأسباب وجيهة، كمحدودية المواد الفلاتيلية المتاحة في السوق مثلًا، إذا تعذَّر توسيع العرض إلى ثمانية إطارات، يُسمح له بالعرض في 5 إلى 7 إطارات لمرتين إضافيتين كحد أقصى، ضمن مدة 36 شهرًا من تاريخ الحصول على الميدالية المؤهِّلة (انظر: المادة 6.4 من اللوائح العامة).
9.3.2 Exhibits which qualify for 8 frames at an exhibition have to show 8 frames in the immediate next exhibition. For valid reasons such as limited philatelic material available in the market etc, the exhibit concerned could not be expanded to 8 frames, it would then be allowed to show 5 to 7 frames for a maximum of 2 more times, within a span of 36 months from date of receiving the qualifying medal. (see GREX Article 6.4).
9.4 يذكِّر المفوَّض العارضين بأن التوقيع على القبول النهائي يتضمن قبول جميع اللوائح العامة “GREX” ولوائح التقييم “GREV” وسائر لوائح FIP وإرشاداتها الأخرى. ورسوم الإطارات غير قابلة للاسترداد.
9.4 The Commissioner shall remind exhibitors that signing for the final acceptance includes acceptance of all GREX, GREV’s and other FIP Regulations and Guidelines. Frame fees are not refundable.
9.5 يتحمَّل المفوَّض مسؤولية تحصيل جميع رسوم الإطارات، ويرسلها إلى إدارة المعرض. وإذا توقَّع المفوَّض أي تأخير في استكمال الإجراءات بسبب اعتبارات مراقبة الصرف، فليتفق مع إدارة المعرض على دفع الرسوم عند الوصول. ولا يجوز للعارضين دفع رسوم الإطارات مباشرة.
9.5 The collection of all Frame Fees is the Commissioner’s responsibility and he shall forward these to the Exhibition Management. If the Commissioner envisages any delay in completing the formalities due to exchange control considerations, agree with the Exhibition Management to pay the fees on arrival. Exhibitors may not pay their frame fees directly.
9.6 بمجرد أن يستلم المفوَّض قائمة العروض المقبولة من إدارة المعرض، ويقبلها ويؤكدها كتابةً مع لجنة التنظيم، فهذا يعني التزامًا كاملًا بالمشاركة في المعرض بتلك العروض. وإذا لم تصل العروض خلال المعرض، تبقى رسوم الإطارات مستحقة الدفع، حتى وإن أبلغ المفوَّض إدارة المعرض بانسحابه لاحقًا.
9.6 Once the Commissioner receives the list of accepted exhibits from the Exhibition Management and has accepted and confirmed in writing with the Organizing Committee, it means a full commitment to participate in the exhibition with the said exhibits. Should the exhibits not turn up during the exhibition, the frame fees would still have to be paid, even if the Commissioner has informed the Exhibition Management of his withdrawal at a later date.
10. عدد العروض
10. Number of Exhibits
10.1 من مصلحة العارضين أن تتوصل إدارة المعرض والمفوَّض إلى اتفاق متبادَل مسبق حول عدد الإطارات المتاحة لتخصيصها لعارضي الاتحاد العضو.
10.1 It is in the interest of the exhibitors that the Exhibition Management and the Commissioner reach a mutual agreement in advance on the number of frames that are available to be allotted to the Member Federation’s exhibitors.
10.2 يجب أن يحصل المفوَّض على الحد الأدنى المطلوب من العروض المقبولة ليستحق الامتيازات المنصوص عليها في المادة 27 من اللوائح العامة. ويستند هذا العدد المؤهِّل من العروض (باستثناء الأدب الفلاتيلي) لكل جهة عضو في FIP إلى عدد عروض تلك الجهة الواردة في القائمة التي تحتفظ بها FIP. ويحدِّد مجلس إدارة FIP العدد المؤهِّل من العروض لكل جهة عضو، وتُبلَّغ جميع الجهات الأعضاء وإدارات المعارض بذلك سنويًا. ومع ذلك، لن يقل الحد الأدنى المؤهِّل لأي جهة عضو في معرض بجميع الفئات التنافسية عن ثلاثة عروض، على ألا يزيد نصيب فئة الشباب منها عن الثلث.
10.2 The Commissioner must obtain a minimum required number of accepted exhibits to be entitled to the privileges set out in Article 27 of GREX. This qualifying number of exhibits (literature not included) for each FIP Member is based on the number of exhibits for such FIP Member appearing in the List maintained by FIP. The FIP Board will determine the qualifying number of exhibits for each FIP Member, and all FIP Members and Exhibition Managements will be informed annually. However, the minimum qualifying number of any FIP Member for an exhibition with all competitive classes will not be less than three, of which not more than one third may be in the youth class. (GREX Article 26)
10.3 يجب أن يتقبَّل المفوَّض أن الإقبال على المعارض عادة يفوق الطاقة الاستيعابية، وأنه من غير المرجَّح أن يتأهَّل إذا قدَّم الحد الأدنى فقط من الطلبات. كما أنه إذا لم تتضمن الطلبات الحد الأدنى المطلوب وهو 20% من العارضين الجدد، يجوز لإدارة المعرض رفض عدد أكبر من الطلبات مما تقتضيه نسبة الطلبات المستلَمة، لتحقيق هذه النسبة. ومن المرجَّح أن تكون العروض المكررة أو عروض الأسرة الواحدة أول ما يُرفَض أو يُخفَّض، لضمان تمكين أكبر عدد ممكن من العارضين المحتملين من المشاركة في المعرض.
10.3 The Commissioner must accept that exhibitions are likely to be oversubscribed and is unlikely to be qualified if only the minimum applications are submitted. Further if the applications do not include the minimum of 20 % of first time exhibitors the Exhibition Management may reject more applications than strictly based on a percentage of applications received due to their requirement to achieve this percentage. Duplicate or family exhibits are likely to be the first to be rejected or reduced due to the need to ensure as many potential exhibitors as possible can show at the exhibition.
10.4 يستحق المفوَّضون الذين قدَّموا الحد الأدنى المطلوب من العروض المؤهَّلة الامتيازات كذلك، باستثناء البدل اليومي، حتى وإن قبلت إدارة المعرض عددًا من العروض أقل من الحد الأدنى المؤهِّل للامتيازات: غرفة فندقية وإفطار طوال مدة المعرض، بالإضافة إلى وقت متفق عليه لتركيب العروض وإزالتها.
10.4 Commissioners who had submitted the minimum required number of qualified exhibits shall also be entitled to the privileges, except the per diem, even though the Exhibition Management had accepted a number of exhibits less than the minimum number of qualified exhibits to be entitled to the privileges: a hotel room and breakfast, for the period of the exhibition as well as an agreed time for mounting and dismounting exhibits.
11. العلاقات مع إدارة المعرض
11. Relations with the Exhibition Management
11.1 المفوَّض هو ممثل الاتحاد العضو في جميع العلاقات بين إدارة المعرض والعارضين (انظر: المادة 8.3 أعلاه).
11.1 The Commissioner is the representative of the Member Federation in all relations between the Exhibition Management and the exhibitors (see Article 8.3 above).
11.2 يجب أن تُبلِغ إدارة المعرض المفوَّض بجميع الدعوات الموجَّهة إلى أعضاء الاتحاد الوطني للعرض خارج المنافسة. وتُقدَّم هذه المعلومات عند إرسال الدعوة.
11.2 The Exhibition Management must inform the Commissioner of all invitations to members of the National Federation to show non-competitively. This information shall be provided when the invitation is sent.
11.3 قد ترغب إدارة المعرض في إرسال جميع المواد المتعلقة بالمعرض، بما فيها النشرات والفهارس وقوائم الجوائز والجوائز، إما إلى المفوَّضين مباشرة أو إلى العارضين. ويجب أن يخضع ذلك لموافقة المفوَّض المسبقة.
11.3 The Exhibition Management may wish to send all material concerning the exhibition, including Bulletins, Catalogues, Palmares and prizes either to the Commissioners or direct to the exhibitors. This must be subject to the Commissioner’s prior advice.
11.4 يجب أن يحافظ المفوَّض على التواصل مع إدارة المعرض حتى يمكن اتخاذ أي إجراء لازم فورًا.
11.4 A Commissioner shall maintain contact with the Exhibition Management so that any action needed can be taken promptly.
11.5 يجب أن يُبلِغ المفوَّض إدارة المعرض دون تأخير إذا تعذَّر عرض أحد العروض بعد قبوله لأي سبب. ويجوز للمفوَّض أن يقترح عرضًا بديلًا من قائمة العروض المرفوضة، ويُفضَّل أن يكون في الفئة نفسها. ولإدارة المعرض السلطة المطلقة في قبول هذا العرض البديل أو رفضه.
11.5 The Commissioner must inform the Exhibition Management without delay if for any reason an exhibit must be withdrawn after it has been accepted. The Commissioner may offer a replacement from the rejected exhibits, if possible in the same class. The Exhibition Management has absolute discretion to accept or reject such replacement exhibit.
12. نقل العروض
12. Transport of Exhibits
12.1 وسيلة النقل
من الضروري أن يحدد المفوَّض وسيلة نقل العروض المزمعة ويتفق عليها قبل موعد المعرض بوقت كافٍ.
12.1 Means of transportation
It is imperative that the intended means of transportation of exhibits be established and agreed by the Commissioner well in advance of the show.
12.2 عروض الأدب الفلاتيلي
يجب إرسال عروض الأدب الفلاتيلي لتصل إلى إدارة المعرض قبل شهر واحد على الأقل، مع إرسال خطاب إلى إدارة المعرض يفيد بأن هذا العرض قد أُرسل، للتحقق من وصوله بأمان.
12.2 Literature exhibits
Literature exhibits must be dispatched to reach the Exhibition Management at least one month in advance and a letter must be sent to the Exhibition Management to advise that such exhibit has been dispatched to allow them to check its safe delivery.
12.3 حمل العارض للعرض شخصيًا:
قد يرغب بعض العارضين في حمل عروضهم بأنفسهم أو عبر أصدقائهم. ومع ذلك، يجب إبلاغ من يختار ذلك بأي إجراءات خاصة يتطلبها المعرض. ولا تتحمل إدارة المعرض أي تكاليف نقل أو تخليص جمركي لمثل هذه العروض. ويجوز لإدارة المعرض أن تمنع في لوائحها الفردية “IREX” النقل الشخصي للعروض لأسباب جمركية أو غيرها.
12.3 Carried Personally by Exhibitor: Some exhibitors may wish to carry their exhibits personally or by means of friends. However, those exhibitors who opt to do so must be informed of any special procedures required by the exhibition. No costs for transportation and customs clearance of such exhibits shall fall on the Exhibition Management. Exhibition Management may forbid personal transportation of exhibits in their IREX for Customs or other reasons.
12.4 حمل المفوَّض للعرض:
هذه هي الطريقة المفضَّلة، حتى وإن اضطر العارضون لدفع رسم بسيط.
12.4 Carried by Commissioner: This is the preferred method even though the exhibitors may have to pay a small fee.
12.5 عام
من الضروري في مرحلة مبكرة إبلاغ إدارة المعرض بكيفية إحضار العروض إلى المعرض.
12.5 General
It is essential at an early stage to inform the Exhibition Management how the exhibits are being brought to the exhibition.
12.6 التاريخ المستهدَف:
تحدِّد إدارة المعرض تواريخ مستهدَفة لوصول العروض، وتتفق عليها مع المفوَّض. وهذا يتيح للمفوَّض إبلاغ جميع العارضين مسبقًا قبل مغادرته. ويجب أن يتحقق المفوَّض من استلام جميع الوثائق ذات الصلة.
12.6 Target Date: The Exhibition Management shall set target dates for the arrival of exhibits and shall agree this with the Commissioner. This allows the Commissioner to advise all exhibitors well in advance of his departure. The Commissioner must check that all relevant documentation has been received.
12.7 رسوم الشحن والنقل:
يتحمَّل العارضون رسوم إرسال العروض وإعادتها إلى البلد المضيف وعودتها، لكن أي رسوم نقل للعروض داخل البلد المضيف تتحملها إدارة المعرض (المادة 50.1 من اللوائح العامة).
12.7 Freight and Transport Charges: The exhibitors will bear the charges for sending and returning the exhibits to the host country, but any transport charges of exhibits within the host country are to be borne by the Exhibition Management. (Art. 50.1 GREX)
13. الجمارك
13. Customs
13.1 هناك نوعان من الوثائق اللازمة للتخليص الجمركي عند المغادرة والعودة، في بلد المعرض وبلد العارض. وقد يحتاج المفوَّض إلى وثائق خاصة إذا كانت العروض محمولة يدويًا وكانت هناك حاجة لنقل الأمتعة عبر بلد ثالث.
13.1 There are two types of documentation needed to clear through the Customs on departure and return and in the Exhibition’s and Exhibitor’s countries. The Commissioner may need special documentation if the exhibits are being hand carried and there is need to transfer baggage in a third country.
13.2 في بلد المفوَّض نفسه:
تعرَّف على إجراءات الجمارك في بلد المعرض، فهي تختلف من بلد لآخر، واحصل إن أمكن على تخليص واحد يغطي جميع العروض. أعِد قائمة تحقُّق بمتطلبات الجمارك ليستوفيها العارضون ويعيدوها إليك. تحقق من متطلبات العودة مسبقًا، وتأكد من حيازتك مجموعة كاملة من النماذج والوثائق الأخرى. لا تفكَّ أي أختام جمركية، فهذا يسرِّع التخليص عند العودة إلى بلدك. توجَّه إلى المطار في أبكر وقت ممكن، واتبع أي مواعيد وصول تحددها إدارة المعرض.
13.2 Commissioner’s own Country: Familiarize yourself with Customs procedures in the Exhibition country as these vary between countries, if permissible obtain a single clearance covering all exhibits. Prepare a checklist of Customs requirements for exhibitors to complete and return to you. Check the return requirements in advance and ensure that you have a complete set of forms and other documentation with you. Do not detach any Customs seals as this will expedite clearance on return to your home country. Travel out to the Airport as early as practicable and follow any arrival times set by the Exhibition Management.
13.3 في بلد إقامة المعرض:
13.3 In the country where the exhibition is being held:
13.3.1 سترسل إدارة المعرض تعليمات مفصَّلة عن متطلباتها والنماذج اللازمة للتخليص الجمركي. وهي عادة نماذج جرد، وبطاقات تعريف جمركية خاصة، ونماذج إقرار عادة. ادرسها بعناية، وفي حال أي شك، اطلب توضيحًا فوريًا. أبلِغ جميع العارضين بالمتطلبات وبالنماذج التي يجب إرسالها مع العروض. احتفظ بمجموعة واحدة من النماذج مع أوراق سفرك، وضع النسخ الأخرى مع العروض.
13.3.1 The Exhibition Management will be sending detailed instructions about their requirements and the necessary forms for Customs clearance. They are generally inventory forms, special customs identification labels and usually declaration forms. Study them carefully and in case of any doubt get immediate clarification. Inform all exhibitors of the requirements and which forms are to be sent with the exhibits. Keep one set of forms with your travel papers, pack the duplicate forms with the exhibits.
13.3.2 أبلِغ إدارة المعرض بتاريخ ووقت ورقم رحلة الطيران أو القطار عند الوصول، لتتمكن من استقبال المفوَّض ومساعدته عند نقطة الوصول. وهذا يساعد في التخليص الجمركي وإجراءات الهجرة.
13.3.2 Notify the Exhibition Management about date, time, flight, train number etc. of arrival to enable them to meet the Commissioner and render assistance at the point of arrival. This will help with Customs and Immigration clearance.
13.3.3 يحتاج المفوَّض إلى الصبر عند التعامل مع موظفي الجمارك. وستقدِّم إدارة المعرض معلومات إرشادية مسبقة عن اللوائح الجمركية للبلد. وتختلف اللوائح من بلد لآخر. والخيارات المتاحة هي:
المرور ببساطة عبر ممر “لا شيء لإقراره”، أو
الخضوع لفحص الوثائق وفحص عرضي أو شامل للعروض.
وستحتفظ الجمارك بنسخة من الجرد وتضع ختمًا عليها وعلى الطرود، لتُقدَّم مرة أخرى إلى الجمارك في موقع المعرض. لاحظ أن الجمارك قد تحتفظ بالعروض لتسليمها إلى إدارة المعرض. وفي هذه الحالة، يجب أن يحصل المفوَّض على إيصال بها. وإذا طُلب ضمان، تأكد من إلغائه عند المغادرة.
13.3.3 The Commissioner needs to be patient while dealing with Customs Officers. The Exhibition Management will provide advice in advance information about the customs regulations of the country. Each country has different regulations. Alternatives are: Just walk through the ‘nothing to declare’ channel, or undergo inspection of documentation and a casual or thorough check of the exhibits. Customs will retain a copy of inventory and put a seal on the copy and the packages to be presented again to the Customs at exhibition site. Note that Customs may retain the exhibits for delivery to the Exhibition Management. In this case the Commissioner must obtain a receipt for them. If a Bond is required, make sure it is cancelled on departure.
14. التعبئة وإعادة التعبئة
14. Packing and re-packing
14.1 قرِّر كيفية حمل العروض، في صندوق كبير أو علبة أو حقيبة صغيرة، أيهما أنسب. وإذا كانت العروض ستُشحَن جوًا، فينبغي استخدام صندوق ألومنيوم متين.
14.1 Decide how to carry the exhibits, in a big trunk, box or small suitcase as most convenient. If the exhibits are to be air freighted then a strong aluminum trunk should be used.
14.2 أبلِغ العارضين بأن العروض قد تُعاد تعبئتها، أو وضِّح لهم كيفية تعبئتها. احتفظ بالحاويات الأصلية المستلَمة من العارضين لإعادتها إليهم.
14.2 Advise the exhibitors that the exhibits may be repacked or tell them how they should be packed. Keep the original containers received from exhibitors for return to them.
14.3 احصل من كل عارض على إخلاء طرف من أي مسؤولية عن التعامل مع العروض.
14.3 Obtain a release from any liabilities for handling the exhibits from each exhibitor.
14.4 احصل من كل عارض على تعليمات حول كيفية إعادة العرض.
14.4 Obtain from each exhibitor instructions as to how the exhibit should be returned.
14.5 احتفظ بسجلات الإيصالات والقسائم والنفقات. عادة ما تُقسَّم النفقات الإجمالية بين العارضين. تحقق من الخطوط الجوية عن تكلفة شحن الأمتعة الزائدة، واحصل على دفعة مقدَّمة من العارضين. وعادة ما تُدرَج هذه التكلفة ضمن رسوم الإطارات. قدِّم كشف حساب إلى الاتحاد الوطني عند العودة.
14.5 Keep records of receipts, vouchers and expenditures. The total expenses are usually shared between the exhibitors. Check with Airlines the cost of the freight for the excess baggage and obtain an advance from the exhibitors. This is usually included with the frame fees. Render accounts to the National Federation on return.
15. عند الوصول
15. On arrival
15.1 يجب أن يصل المفوَّضون بكامل الوثائق وفقًا للمواصفات والإرشادات التي قدَّمتها إدارة المعرض مسبقًا.
15.1 Commissioners must arrive with the complete documentation according to the specification and guidance given in advance by the Exhibition Management.
16. التزامات المفوَّض أثناء المعرض
16. Obligations of the Commissioner during the exhibition
16.1 يجب على المفوَّضين الحاضرين في المعارض:
16.1 Commissioners in attendance at exhibitions must:
16.1.1 تحمُّل المسؤولية الكاملة عن تقديم العروض.
16.1.1 accept full responsibility for the display of the exhibits,
16.1.2 التحقق من صحة التركيب الأولي للعروض، وترتيب تصحيح أي خلل مع إدارة المعرض.
16.1.2 check the correct initial mounting of the exhibits and arrange for correction of any irregularity by the Exhibition Management,
16.1.3 حضور جميع اجتماعات المفوَّضين اليومية التي ترتِّبها إدارة المعرض.
16.1.3 attend all daily Commissioners’ meetings as arranged by the Exhibition Management,
16.1.4 فحص العروض في الإطارات بانتظام.
16.1.4 check the exhibits in the frames regularly,
16.1.5 التواجد أثناء المعرض في غرفة المفوَّضين عند طلب لجنة التحكيم أو مجموعة الخبراء، للإجابة عن أي أسئلة عند الحاجة.
16.1.5 be available during the exhibition in the Commissioners’ room on request of the Jury or of the Expert Group to answer questions, should the need arise,
16.1.6 التواجد، إذا طُلب ذلك، عند فتح إطارات عارضيهم من قِبل مجموعة الخبراء، والتحقق من إعادة جميع الصفحات بشكل صحيح.
16.1.6 if requested be present at the opening of their exhibitors’ frames by the Expert Group and check that all pages have been correctly replaced,
16.1.7 حضور جميع الفعاليات التي تنظِّمها إدارة المعرض والتي يُدعَون إليها.
16.1.7 be present at all functions arranged by the Exhibition Management to which they are invited.
16.2 إحضار مخزون طوارئ من زوايا الصور، والغراء، والمقص، والخيط، وشريط التغليف، والحوامل، ولواصق الطوابع، وأشرطة مطاطية، ومشابك ورق.
16.2 Bring an emergency stock of photo corners, glue, scissors, twine, strapping tape, mounts, stamp hinges, rubber bands and paper clips.
16.3 يسجِّل المفوَّض ملاحظات الحكام والمشاركين الآخرين في المعرض واقتراحاتهم، لينقلها إلى العارضين.
16.3 The Commissioner shall record comments and suggestions from jurors and other exhibition participants which could be passed to exhibitors.
16.4 يُفضَّل ألا يعمل المفوَّض في المعرض حكمًا في المعرض نفسه، إذ يصعب على المفوَّض حضور اجتماعات المفوَّضين والتحكيم في الوقت نفسه.
16.4 A Commissioner at the exhibition should preferably not serve as a jury at the same exhibition. It is difficult for the Commissioner to attend both the Commissioners’ meetings and judge at the same time.
17. المغادرة من المعرض
17. Departure from exhibition
17.1 يجب أن يخصص المفوَّضون وقتًا كافيًا لاستكمال إجراءات المغادرة قبل مغادرة البلد. وينبغي أن يستغلوا أقرب فرصة لإزالة العروض بعد انتهاء المعرض، وأن يحددوا الوقت مع إدارة المعرض قبل الوصول. ومع ذلك، لا يجوز لأي مفوَّض توقُّع السفر قبل بعد ظهر اليوم التالي لإغلاق المعرض.
17.1 Commissioners must allow adequate time to complete departure formalities before leaving the country. They shall take the earliest opportunity for dismounting after the show is over and must fix up time with the Exhibition Management prior to arrival. No commissioner, however, can expect to travel before the afternoon following the close of an exhibition.
17.2 ينبغي أن تُعِد إدارة المعرض جدولًا زمنيًا لإزالة العروض وإعادتها، ويجب أن يتبعه المفوَّض. ويجب أن تُبلِغ إدارة المعرض المفوَّضين، قبل ترتيبهم لرحلاتهم، بأبكر وقت يمكنهم فيه ترتيب رحلات العودة.
17.2 The Exhibition Management should produce a schedule for dismounting and handing back exhibits which the Commissioner must follow. The Exhibition Management shall advise the Commissioners prior to their arranging flights of the earliest time at which they can arrange return flights.
17.3 يجب فحص كل عرض بالتفصيل قبل تعبئته للعودة. ويُعفي توقيع المفوَّض إدارة المعرض من أي مسؤولية عن أي تباين قد يجده العارض عند استلام عرضه.
17.3 Each exhibit must be checked in detail before it is packed for return. The Commissioner’s signature absolves the Exhibition Management for any discrepancies which may be found by the Exhibitor when the exhibit is received back.
17.4 يجمع المفوَّضون الجوائز وأوراق التقييم مع توزيع النقاط، نيابة عن عارضيهم، وكذلك قوائم الجوائز والفهارس والهدايا التذكارية، ويبلِّغون العارضين بالجوائز في بلدهم في أقرب وقت ممكن. ومع ذلك، يجوز للمفوَّض رفض حمل الجوائز الخاصة الثقيلة جدًا أو الهشة جدًا أو صعبة الحمل. وفي هذه الحالات، تتحمل إدارة المعرض مسؤولية إرسال الجائزة الخاصة إلى العارض.
17.4 Commissioners shall collect awards and evaluation sheets with point breakdown, on behalf of their exhibitors as well as Palmarès, Catalogues and Souvenirs and communicate as early as possible the awards to exhibitors back at home. However, the Commissioner may refuse to carry special prizes which are too heavy, too fragile or too unwieldy to carry. In such cases the Exhibition Management is responsible for sending the special prize to the exhibitor.
18. إعادة العروض إلى العارضين
18. Return of exhibits to exhibitors
18.1 عند العودة، يحتفظ المفوَّض بالعروض في مكان آمن قبل إعادتها إلى العارضين مع أوراق التقييم والفهارس والهدايا التذكارية الأخرى.
18.1 On return the Commissioner shall keep the exhibits in a secure place prior to returning them to the exhibitors together with the mark sheets, along with Catalogues and other souvenirs.
18.2 ينبغي أن يقدِّم المفوَّض تقريرًا إلى الاتحاد الوطني عن ترتيبات المفوَّضين في المعرض. وهذا يكون بمثابة إرشاد للمفوَّضين الذين سيعملون في معارض مستقبلية.
18.2 The Commissioner should report to the National Federation on the Commissioners arrangements at the exhibition. This will serve as guidance for Commissioners who serve at future exhibitions.
الفصل الثالثواجبات إدارة المعرض
Chapter IIIDuties of the Exhibition Management
19. مساعدة المفوَّض عند الوصول والمغادرة
19. Assistance to Commissioner at arrival and departure
19.1 الوثائق
يجب أن تقدِّم إدارة المعرض إلى المفوَّض وثائق وإرشادات شاملة قبل وصوله. وهذا أمر ضروري لضمان قبول العروض وتخليصها وإعادتها.
19.1 Documentation
The Exhibition Management shall provide the Commissioner with comprehensive documentation and guidance prior to his arrival. This is vital to ensure the acceptance, clearance and return of the exhibits.
19.2 المساعدة عند الوصول
يجب أن يستقبل ممثلو إدارة المعرض المفوَّضين الذين ينقلون عروضهم شخصيًا في المطار المحلي أو محطة القطار.
19.2 Assistance at arrival
Commissioners who transport their exhibits personally to the exhibition must be met by representatives of the Exhibition Management at the local airport or railway station.
19.3 المساعدة في الجمارك
يجب أيضًا تقديم المساعدة في إجراءات الجمارك، وفي نقل المفوَّضين إلى منطقة أمن المعرض لتسليم العروض، وكذلك إلى فندقهم.
19.3 Assistance at customs
Assistance also must be rendered with customs formalities and in transporting the Commissioners to the security area for the exhibition for delivery of exhibits and also to their hotel.
19.4 الأمن
عند الوصول، يأخذ المفوَّض العروض إلى غرفة التخزين وفق ترتيب إدارة المعرض. وتجدر الإشارة إلى أنه ليس من الآمن أو الممكن أن يوفر الفندق أمنًا مؤقتًا، وقد يخالف ذلك أيضًا شروط التأمين.
19.4 Security
On arrival the Commissioner shall take the exhibits as arranged by the Exhibition Management to the bin room. It should be noted that it is not safe or possible for an hotel to provide temporary security. This may also breach insurance coverage.
19.5 المساعدة عند المغادرة
تُقدَّم المساعدة نفسها عندما يعيد المفوَّضون العروض شخصيًا إلى بلدانهم، شريطة مغادرتهم خلال 72 ساعة من إغلاق المعرض.
19.5 Assistance at departure
The same assistance is to be rendered when the Commissioners return the exhibits personally to their home countries provided they leave within 72 hours of the close of the Exhibition.
19.6 السفر بالسيارة
إذا سافر المفوَّضون بالسيارة، يجب إبلاغ إدارة المعرض حتى تُتَّخذ الترتيبات المناسبة لاستقبالهم.
19.6 Travel by Car
Where Commissioners travel by car, the Exhibition Management must be advised so that suitable arrangements can be made for their reception.
20. التركيب
20. Mounting
20.1 يجب أن تسمح إدارة المعرض للمفوَّض بالحضور أثناء تركيب العروض وإزالتها. كما يجب أن تتيح إدارة المعرض للمفوَّضين الذين لا يحضرون التركيب الوصول إلى منطقة العروض للتحقق من صحة تركيبها. ولا يُسمح عادة للعارضين بتركيب عروضهم بأنفسهم، ويجب توضيح ذلك لهم عند تقديم طلبهم.
20.1 The Exhibition Management must allow the Commissioner to be present during the mounting and dismounting of the exhibits. In addition, the Exhibition Management must give Commissioners who do not attend the mounting of the exhibits access to the exhibit area to check that the exhibits have been correctly mounted. Exhibitors will not normally be permitted
to mount their exhibits themselves and this must be made clear to them when submitting their application.
20.2 ينبغي التواصل مع مستشار FIP لمعالجة أي مشكلات أخرى لا يمكن حلها بين المفوَّض وإدارة المعرض.
20.2 The FIP Consultant should be contacted to deal with any other problems which cannot be resolved between the Commissioner and the Exhibition Management.
20.3 بمجرد تركيب العروض وإغلاقها في الإطارات، لا يجوز سحبها أو تفكيكها قبل ساعات الإغلاق النهائية في آخر يوم من المعرض.
20.3 The exhibits, once mounted and locked in the frames, are not permitted to be withdrawn or dismantled prior to the final closing hours on the last day of the exhibition.
21. غرفة اجتماعات المفوَّضين
21. Meeting Room for Commissioners
21.1 يجب أن توفِّر إدارة المعرض غرفة اجتماعات مناسبة تحت تصرُّف المفوَّضين طوال المعرض، مع توفير مشروبات باردة وساخنة، وصناديق بريد لتسليم الرسائل.
21.1 The Exhibition Management shall provide a suitable meeting room at the disposal for the Commissioners during the exhibition. Cold and hot drinks should be provided and also pigeon holes for the delivery of messages.
21.2 تُعقَد الاجتماعات وفق جدول زمني مُتَّفق عليه مسبقًا أثناء المعرض، لا سيما أثناء التحكيم، ولترتيب إعادة العروض. ويرأس هذه الاجتماعات شخص مخوَّل يتفق عليه مستشار FIP وإدارة المعرض.
21.2 Meetings shall take place according to a prior arranged schedule during the exhibition, particularly while judging is underway and to arrange hand-back of exhibits. Such meetings will be presided by an authorized person agreed between the FIP Consultant and the Exhibition Management.
22. الإزالة
22. Dismounting
22.1 يجب أن تُعِد إدارة المعرض جدولًا زمنيًا لإزالة العروض وإعادتها، يجب أن يتبعه المفوَّضون.
22.1 The Exhibition Management shall produce a schedule for dismounting and handing back exhibits which Commissioners must follow.
22.2 يجب أن تساعد إدارة المعرض المفوَّض أثناء إعادة العروض وإعادة تعبئتها.
22.2 The Exhibition Management has to assist the Commissioner during the hand-back of the exhibits and their re-packing.
22.3 إذا رغب المفوَّض في البقاء في البلد أكثر من 72 ساعة بعد إغلاق المعرض، ما لم تكن هناك رحلات مناسبة إلى بلده خلال هذه الفترة، يتحمَّل المفوَّض مسؤولية ترتيب تخزين آمن للعروض وأي تكاليف مترتبة على ذلك.
22.3 Should a Commissioner wish to stay in the country for more than 72 hours following the close of an exhibition, unless there are no suitable flights to the home country during this period, the Commissioner shall be responsible for arranging secure storage of the exhibits and any charges incurred.
الفصل الرابعالترتيبات الشخصية
Chapter IVPersonal Arrangements
23. يقدِّم هذا الفصل بعض التعليمات التي ينبغي أن يستوفيها المفوَّض قبل الرحلة
23. In this Chapter some instructions are given which the Commissioner should fulfill prior to the trip
23.1 التأشيرة:
من المهم جدًا التحقق من متطلبات التأشيرة والحصول عليها، إن لزم الأمر، قبل السفر بوقت كافٍ.
23.1 Visa: It is very important to check Visa requirements and to obtain a Visa, if required, well in advance of travel.
23.2 العملة:
ينبغي أن يتحقق المفوَّض من لوائح العملة في بلده وفي بلد المعرض. وينبغي أن يحمل المفوَّض مبلغًا معينًا من العملة الوطنية المعنية. احتفظ بجميع إيصالات الصرف لتسهيل التحويل عند العودة. تجنَّب أي سوق سوداء لأسعار الصرف.
23.2 Currency: A Commissioner should check currency regulations both in their own country and where the exhibition is taking place. A Commissioner should have a certain amount of the respective national currency. Retain all conversion receipts to facilitate conversion on return. Avoid any black market in exchange rates.
23.3 السفر:
استخدم شركة الطيران الرسمية، إن وُجدت، التي عيَّنتها إدارة المعرض إذا كانت هناك رحلات مباشرة. تواصل مع شركة الطيران مسبقًا وأبلغها بمتطلبات المساحة إذا كانت العروض ستُحمَل في المقصورة، واحصل إن أمكن على الترتيبات كتابةً، وحدِّد شخص تواصل عند الصعود إلى الطائرة. حاول الصعود مبكرًا لتخزين الطرود. وإذا اضطر المفوَّض إلى تسجيل العروض في عنبر الشحن، فليتخذ ترتيبات مسبقة لتأمينها ونقلها بأمان.
23.3 Travel: Use the official carrier, if any, appointed by the Exhibition Management if there are direct flights. Get in touch with the airline well in advance and let them know the space requirements if the exhibits are to be carried in the cabin and, if possible, get the arrangements in writing and establish a contact person for the time of boarding. Try for early boarding in order to store the packages. If the Commissioner has to check the exhibits in the hold make prior arrangements for a secure hold as well as secure manner of transshipment.
23.4 حاول ترتيب رحلتك للسفر مع عارضين زائرين للمعرض، ليساعدوك في نقل العروض.
23.4 Try to organize your flight to travel with exhibitors visiting the exhibition who can then assist with transportation of the exhibits.
23.5 العارضون الزائرون للمعرض:
ينبغي أن يوجِّه المفوَّضون العارضين الذين ينوون زيارة المعرض، لا سيما العارضين الجدد، وأن يقدِّموا لهم معلومات كاملة قدر الإمكان عن المعرض وإجراءات المشاركة.
23.5 Exhibitors visiting the exhibition: Commissioners should brief exhibitors intending to visit the exhibition, particularly any first time exhibitors, and provide as full information about the Exhibition and entry procedures as practicable.
الفصل الخامسامتيازات المفوَّض وحقوقه
Chapter VCommissioner’s Privileges and Rights
24. امتيازات المفوَّضين وحقوقهم
يجب أن تقدِّم إدارة المعرض ما يلي للمفوَّضين المؤهَّلين:
24. Privileges and Rights of Commissioners
The Exhibition Management has to provide the following to qualified Commissioners:
24.1 الإقامة
غرفة فندقية في الفندق الرسمي بمستوى دولي، مع حمام أو دش، لشخصين بحد أقصى، طوال مدة المعرض، بالإضافة إلى مدة معقولة (يوم أو يومان) يُتَّفق عليها مسبقًا مع إدارة المعرض لتركيب العروض وإزالتها. ويشمل سعر الغرفة الإفطار.
24.1 Accommodation
A hotel room in the official Hotel of international standard with bath or shower for up to two persons, for the period of the exhibition as well as a reasonable time of one or two days agreed in advance with the Exhibition Management for mounting and dismounting the exhibits. The room rate shall include breakfast.
24.2 البدل
هناك بدل يومي لمدة الإقامة الفعلية في المعرض. ويُتَّفق على المبلغ بين إدارة المعرض ومستشار FIP. ويُدفَع البدل بعد سداد المفوَّض لجميع رسوم الإطارات، وينبغي دفعه في أول اجتماع للمفوَّضين. ويُدفَع هذا البدل بالعملة المحلية. ولا يجوز للمفوَّض الحصول على بدل يومي إضافي إذا كان يعمل حكمًا في الوقت نفسه.
24.2 Allowance
There is a daily allowance for the length of the actual stay at the exhibition. The amount shall be agreed between the Exhibition Management and the FIP Consultant. The allowance will be paid after all frame fees have been paid by the Commissioner and should be paid at the first Commissioners’ meeting. Such allowance will be in local currency. A Commissioner may not receive a second per diem while also serving as a juror.
24.3 يحق لجميع المفوَّضين الحصول على ما يلي مجانًا:
24.3 All commissioners are entitled to the following free of charge:
24.3.1 نقل مجاني بين المطار والفندق الرسمي وعودة، وإلى موقع المعرض ومنه.
24.3.1 free transport between the airport and the official hotel and return and to and from the exhibition site.
24.3.2 ما يصل إلى تذكرتي دخول أو تصريحين طوال مدة المعرض وفترة التركيب والإزالة، إحداهما لمرافق أو فرد من الأسرة.
24.3.2 up to two admission tickets or passes for the entire length of the exhibition and of the mounting / dismounting period, one for an assisting person or family member
24.3.3 فهرس المعرض.
24.3.3 an exhibition catalogue
24.3.4 نسخة من قائمة الجوائز.
24.3.4 a copy of the Palmarès
24.3.5 ما يصل إلى دعوتين لحفل توزيع الجوائز ولجميع الفعاليات الرسمية للمعرض، إحداهما لفرد من الأسرة أو مرافق، إذا رُشِّح قبل الوصول وأقام في الغرفة الفندقية نفسها.
24.3.5 up to two invitations to the Palmarès Banquet and to all official exhibition events, one for a family member or an assisting person, if they have been nominated prior to arrival and if they occupy the same hotel room.
24.4 يجب أن يُقيم المفوَّض في الفندق الرسمي الذي توفِّره إدارة المعرض حتى يمكن الحفاظ على التواصل الدائم في جميع الأوقات. ولا يحق للمفوَّضين الذين لا يُقيمون في الفندق الرسمي استرداد تكاليف الإقامة.
24.4 A Commissioner shall stay in the official hotel provided by the Exhibition Management so that permanent contact may be maintained at all times. Commissioners not staying in the official hotel are not entitled to reimbursement of the cost of accommodation.
الفصل السادسمخالفة مسؤوليات المفوَّض
Chapter VIBreach of Commissioner’s Responsibilities
25. عواقب مخالفة المسؤوليات
25. Consequences of Breach of Responsibilities
25.1 عندما لا يستوفي المفوَّضون مهامهم بشكل صحيح قبل المعرض وأثناءه وبعده، كما هو منصوص عليه في اللوائح العامة “GREX” وهذه الإرشادات، يجوز لمجلس إدارة FIP اتخاذ الإجراءات التالية:
25.1 Where Commissioners do not fulfil their task correctly prior, during and after the Exhibition as stipulated in the GREX and these Guidelines, the FIP Board of Directors can take the following action:
25.1.1 يجوز لمجلس إدارة FIP منع المفوَّض من العمل في المعارض المستقبلية. ويُتَّخذ هذا القرار بعد منح المفوَّض والاتحاد الوطني فرصة تقديم دفاعهم بشأن أي مخالفة مزعومة لمسؤولية المفوَّض.
25.1.1 The Commissioner may be barred by the FIP Board from serving at future exhibitions. This decision will be taken after the Commissioner and the National Federation have been given the opportunity to present a defense in connection with any alleged breach of responsibility by the Commissioner.
25.1.2 وفقًا للمادة 16.1.3 من هذه الإرشادات، يجب أن يحضر المفوَّض النداء الاسمي واجتماعات المفوَّضين التي يديرها الشخص المعيَّن من FIP وفق الجدول الزمني المُتَّفق عليه مسبقًا (انظر: 21.2).
25.1.2 According to article 16.1.3 of these Guidelines the Commissioner must attend the Roll Call and be present at the Commissioners’ Meetings directed by the person appointed by FIP according to the prearranged schedule (see 21.2).
25.1.3 إذا تغيَّب المفوَّض أكثر من مرة من دون عذر معقول، يُصدِر مستشار FIP تحذيرًا، ويُبلَّغ الاتحاد الوطني بذلك.
25.1.3 If a Commissioner is absent more than once without reasonable excuse a warning will be given by the FIP Consultant and the National Federation will be advised.
25.1.4 إذا كرَّر المفوَّض نفسه هذا الغياب في معرض لاحق أيضًا، يُحمَّل الاتحاد الوطني قيمة البدل اليومي عن أيام الغياب. ويطلب مجلس إدارة FIP من الاتحاد الوطني اتخاذ إجراء مستقبلًا.
25.1.4 If the same commissioner repeats this absence also during a subsequent exhibition, the daily allowance will be charged to the National Federation for the days of absence. The FIP Board will ask the National Federation to take action for the future.
الفصل السابعالأحكام الختامية
Chapter VIIFinal Provisions
26. الإجراءات الشكلية
26. Formalities
26.1 في حال وجود أي تباين في النص ناتج عن الترجمة، يُعتمد النص الإنجليزي.
26.1 In the event of any discrepancies in the text arising from translation, the English text shall prevail.
26.2 تحل هذه الإرشادات، فور اعتمادها، محل أي لوائح أخرى كانت سارية سابقًا.
26.2 Once adopted these Guidelines will replace any other regulations previously in force.
26.3 في الحالات التي لا تتضمن فيها هذه الإرشادات حكمًا، يحدد مجلس إدارة FIP الإجراء وفق المادة 31 من النظام الأساسي.
26.3 Where no ruling is provided in these Guidelines, the FIP Board will determine any action as provided in Article 31 of the Statutes.
26.4 لا يجوز الاستثناء من أحكام هذه الإرشادات إلا من قِبل مجلس إدارة FIP.
26.4 Exception to the provisions of the present Guidelines may only be made by the FIP Board.
26.5 حدَّث مجلس إدارة FIP إرشادات مهام واعتماد المفوَّضين الوطنيين في معارض FIP الدولية والمتخصصة هذه واعتمدها خلال اجتماعه المجلسي الثامن والثمانين بعد المئة، بتاريخ 7 أكتوبر 2025.
26.5 These Guidelines for the Duties and Accreditation of National Commissioners in FIP World and Specialized Exhibition were updated and approved during the 188th Conference Meeting of the FIP Board on October 7, 2025.